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1. Introducción

1.1 Objetivo

Este documento es un manual de usuario del Sistema de Gestión de Citas para Oficinas, a partir de ahora nos referiremos a él con el nombre abreviado de NCIT. Este documento detalla las tareas que puede realizar el usuario, mediante el acceso vía Internet a NCIT, para poder solicitar una cita.

1.2 Descripción de la aplicación

Este sistema permite solicitar las citas para la realización de los trámites en las distintas áreas de tramitación, que decida cada oficina.

El sistema solicitará los datos necesarios para poder concertar una cita, y se le proporcionará un listado de fechas y horas disponibles teniendo en cuenta la capacidad de citación de la oficina donde se realice el trámite.

1.3 Términos y acrónimos

1.3.1 Términos

  • Áreas de tramitación: Es una agrupación de trámites, donde cada oficina asigna a los recursos necesarios (trabajadores de las oficinas, que van atender las citas) para poder atender citas de cada agrupación de trámites o área de tramitación, es decir, los empleados están especializados en solucionar unos trámites específicos y no todos los trámites como ocurre en área única (por ejemplo trámites legales, expedientes sancionadores...).
  • Canje: Canje, es un trámite de la DGT para convalidar (canjear) un permiso de conducción (expedido en el extranjero), para que un ciudadano extranjero que reside en España, pueda convalidar su permiso de conducción para que sea válido en nuestro país.
  • Oficina: Punto al que acude el ciudadano a resolver sus trámites con la DGT, para lo que solicita una cita previa. El sistema NCIT va a permitir a las oficinas operar con cierto grado de autonomía en su modo de trabajo: separación en grupos de trámites de las citas (áreas de tramitación), periodos de trabajo cada día (franjas horarias), número de citas que se van a poder atender de cada tipo en cada periodo (capacidad de citación), etc. Aspectos como la administración de la capacidad de citación serán de uso habitual ya que cada oficina deberá definir para cada fecha concreta cual es su capacidad de trabajo. Otros como la administración/configuración de la oficina se prevén de uso más esporádico por parte de los usuarios ya que afectan a aspectos globales de trabajo que no presentan gran variabilidad (aunque el sistema como tal no acota esta frecuencia de cambio).
  • Representado: Un representado puede ser cualquier persona física con capacidad de solicitar una cita de un trámite en la Dirección General de Tráfico.
  • Representante: Un representante puede ser cualquier tercero o representante particular, tanto persona física o entidad sin personalidad jurídica.

1.3.2 Acrónimos

  • CEE: Países de la Comunidad Económica Europea y del Espacio Económico europeo.
  • CP: Código Postal.
  • DGT: Dirección General de Tráfico.
  • NIF: Número de Identificación Fiscal.
  • NIE: Número de Identidad de Extranjeros.
  • NCIT: Nueva Cita Previa.

2. Funcionalidades generales

El usuario podrá realizar las siguientes operaciones en el sistema NCIT (Citas para oficinas), vía Internet.

2.1 Solicitar cita para Trámites de oficina o para Renovación de permisos de conducción (solo CEE)

El sistema permite crear citas para las distintas áreas de tramitación (pudiendo ser estas por ejemplo: Conductores, Vehículos, Sanciones, Otras, etc.).

Para solicitar una cita, el ciudadano deberá seleccionar:

  • Oficina: Oficina donde se desea acudir a la cita (obligatorio) - (Formato: Listado).
  • Tipo de Trámite: Tipo de trámite para el que queremos solicitar una cita (obligatorio) - (Formato: Listado).
  • Posibles valores: Trámites de oficina, Renovación de permiso de conducción (solo CEE), Canjes de permisos de conducción, Canje de permiso de conducción europeo. Para la opción de solicitud de cita para trámites de oficina, el usuario deberá seleccionar el tipo de trámite: Trámites de oficina o Renovación de permisos de conducción (solo CEE).
Paso 1: Seleccionar oficina

Para continuar con el proceso de solicitud de cita se ha de hacer clic en el botón "Continuar". La oficina seleccionada por el usuario, podrá tener o no dos periodos de tiempo para poder solicitar la cita deseada y poder de esta manera seguir con el proceso de solicitud cita. Si ocurre esto, es que la oficina está cambiando la organización de los trámites a resolver por el ciudadano en las distintas áreas de tramitación que el sistema le mostrará a continuación.

Paso 2: Seleccionar periodo en el que desea solicitar la cita

Una vez seleccionado el periodo de tiempo en el que desea solicitar la cita, si se da esta casuística, se ha de hacer clic en el botón "Buscar". Se mostrarán las áreas de tramitación con disponibilidad de horarios para poder solicitar cita, para el periodo de tiempo seleccionado.

Puede ocurrir que el sistema no puede asignar nuevas citas en los días visibles para esa oficina, ya que el horario de atención al cliente está completo, como muestra la siguiente imagen:

Paso 3: El horario de atención al cliente está completo

De lo contrario, el sistema mostrará las áreas de tramitación para las que se puede solicitar cita, en el periodo de tiempo visible.

Áreas de tramitación:

Paso 4: Seleccionar área de tramitación

La información que se muestran , será la siguiente:

  • Oficina donde desea solicitar la cita(*): Texto informativo con el nombre de oficina seleccionada para solicitar la cita.
  • Áreas de tramitación:Agrupación donde debe estar el tipo de trámite para el que se va a solicitar la cita (obligatorio)-(Formato:Listado).

Se mostrará también debajo de la oficina un texto a modo informativo explicando el número máximo de citas que puede solicitar el usuario.

El usuario seleccionará el área de tramitación donde esté agrupado el tipo de trámite para el que desee solicitar cita a través del botón "Continuar" y seguir con el proceso de solicitud de cita.

Paso 5: Rellenar los datos de la solicitud

Los campos que debe rellenar tendrán el siguiente formato:

Datos del interesado:

  • NIF/NIE:NIF/NIE de la persona interesada en realizar el trámite (obligatorio)-(Formato:Texto)
  • Nombre:Nombre del interesado.(Opcional)-(Formato:Texto)
  • Primer Apellido:Primer Apellido del interesado. (Opcional)-(Formato:Texto)
  • Segundo Apellido:Segundo Apellido del interesado.(Opcional)-(Formato:Texto)
  • Número de permiso de conducción:Número de permiso de conducción del que quiere realizar la renovación del permiso. (este campo será visible, solo para citas de Renovación de permiso de conducción CEE y será obligatorio) -(Formato:Texto)

Datos del representante:

  • (NIF/NIE):NIF/NIE del representante. (opcional)-(Formato:Texto)
  • Nombre:Nombre del representante.(opcional)-(Formato:Texto)
  • Primer Apellido:Primer Apellido del representante.(opcional)-(Formato:Texto)
  • Segundo Apellido:Segundo Apellido del representante.(opcional)-(Formato:Texto)

Otros datos:

  • Tel. contacto:Teléfono de contacto.(opcional)-(Formato:Numérico)
  • Matrícula o 6 últimos dígitos del número del bastidor:Matrícula del vehículo o bastidador del mismo.(obligatorio en trámites de vehículos, opcional para el resto de trámites)(opcional)-(Formato:Texto)
  • Expediente:Expediente sancionador. (opcional)-(Formato:Texto).

Se muestran los botones:

Botones: Solicitar, Limpiar y Cancelar
  • Solicitar:Continuará con el proceso de solicitud de cita
  • Limpiar:Limpia los campos dejándolos en blanco
  • Cancelar:Cancela el proceso de solicitud de cita

Después de hacer clic en el botón "Solicitar", el sistema validará si los datos introducidos en el formulario son correctos (campos obligatorios, NIF/NIE correctos...). Si los datos no son válidos, se mostrará un mensaje, indicando que los datos no cumplen con las restricciones del sistema. De lo contrario, se podrá seguir con el proceso de solicitud de cita.

A continuación, el sistema mostrará los horarios disponibles para el área de tramitación para los que se puede solicitar cita. Previamente se controlará si los solicitantes de la cita han superado el número máximo de citas en cualquier estado (asignada, anulada, atendida) para los días que pueden solicitar la cita. Si ha superado este número, el sistema pondrán a cero los horarios disponibles, para los solicitantes de la cita, para los días que supere el número máximo de citas.

El sistema también comprobará el número máximo de citas pendientes, por área de tramitación y por solicitante (representado o el representante (si ha introducido este dato, ya que para la solicitud es opcional) a lo largo del tiempo. Si selecciona el usuario una fecha en la que ocurriera esto, se le dará la posibilidad de continuar con la cita, anulando la anterior (se entiende como anterior, la cita con la fecha de citación más lejana a la fecha del sistema), ya que ha llegado a este número máximo.

Posteriormente a estas comprobaciones, se mostrará una pantalla con las fechas y horas disponibles en la oficina donde se va a solicitar la cita:

Paso 6: Seleccionar fecha y horario deseado

Si el usuario desea volver a la pantalla anterior puede utilizar el botón "Volver".

Si desea continuar, debe seleccionar una hora del desplegable, del día deseado y hacer clic en el botón "Continuar".

Si ha seleccionado la fecha donde supera el número de citas vivas, el sistema mostrará un mensaje indicando que tiene una cita para la misma área de tramitación, que debe anularse previamente, solicitando confirmación del usuario.

El sistema mostrará una pantalla de confirmación de datos similar a la que se muestra a continuación:

Paso 7: Confirmación de datos introducidos en la solicitud

Si el usuario ha seleccionado Renovación de permisos de conducción europeo, en esta pantalla de confirmación, aparecerá el número de permiso introducido en la solicitud.

El usuario visualizará los siguientes botones:

Botones: Cambiar datos, Cambiar fecha/hora, Confirmar y Cancelar
  • Confirmar:Permite seguir con el proceso de solicitud de la cita, para finalizar y almacenar la misma en el sistema.
  • Cambiar Datos:Se regresa al formulario de Datos Personales. Permite modificar algún dato del representante o representado (el sistema volverá a hacer las comprobaciones pertinentes anteriormente descritas).
  • Cambiar fecha/hora:Cambiar de día y hora. Se regresa al formulario de seleccionar Fecha y Hora (el sistema volverá a hacer las comprobaciones pertinentes anteriormente descritas).
  • Cancelar:Para cancelar el proceso y empezar de nuevo.

Si el usuario ha seleccionado confirmar los datos de la cita, el sistema informará si se ha producido algún error en el proceso de solicitud de cita, al igual que si ha ocurrido un error al conectarse al sistema de avisos de la DGT. Si es así, se mostrará un mensaje, indicando al usuario que se ha producido un error y no se ha podido crear la cita.

De lo contrario, el sistema mostrará una pantalla similar a la que se muestra a continuación donde el usuario podrá obtener un recordatorio de los datos de su cita en formato PDF.

Paso 8: Recordatorio cita con los datos de la misma

Si el usuario ha seleccionado Renovación de permisos de conducción europeo, en esta pantalla, aparecerá el número de permiso introducido en la solicitud.

Se muestran los siguientes botones:

Botones: Obtener recordatorio y Volver
  • Obtener recordatorio: Ofrecerá un documento PDF con los datos de la cita. El sistema recuperará los datos de la cita del solicitante (representado, representante) y generará el recordatorio en formato PDF. Este recordatorio incluye el código de barras con el identificador de la cita, que servirá para marcar ópticamente la cita como Atendida, cuando el usuario acuda a la misma.
  • Volver: Permite regresar a la pantalla anterior.

Si se pulsa sobre Obtener Recordatorio, se obtendrá el PDF recordatorio de la cita como se señaló anteriormente. Se adjunta una imagen del mismo a modo de ejemplo:

Obtener Recordatorio en formato PDF

2.2 Solicitar cita para Canjes de persmisos de conducción o para Canjes de permiso de conducción europeo

El sistema permite solicitar una cita previa, para la realización de un canje o convalidación de un permiso de conducción de un ciudadano extranjero que reside en España, para que sea válido su permiso de conducir. Se podrán solicitar citas en el área de tramitación de Canjes, si hay disponibilidad de horarios.

Para solicitar una cita, el usuario tendrá que rellenar al menos todos los campos obligatorios mostrados (acompañados con un asterisco). Previamente a la solicitud, el usuario tendrá que seleccionar el tipo de trámite, país de expedición, la oficina, tipo de cita y tipo de solicitante.

Formulario de solicitud de cita

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Listamos los campos que se muestran en este formulario:

  • Oficina: Oficina donde se desea solicitar cita (obligatorio) - (Formato: Listado).
  • Tipo de Trámite: Tipo de trámite para el que queremos solicitar una cita (obligatorio) - (Formato: Listado). Posibles valores: Trámites de oficina, Renovación de permiso de conducción (solo CEE), Canjes de permisos de conducción, Canje de permiso de conducción europeo. Para la opción de solicitud de cita para canjes, el usuario deberá seleccionar el tipo de trámite: Canjes de permisos de conducción o Canjes de permisos de conducción europeo.
  • País de expedición: Listado de los países que tienen un acuerdo con España para poder realizar canjes. (obligatorio) - (Formato: Listado).

Para continuar con el proceso de solicitud de cita se ha de hacer clic en el botón "Continuar". La oficina seleccionada por el usuario, podrá tener o no dos periodos de tiempo para poder solicitar la cita deseada y poder de esta manera seguir con el proceso de solicitud cita.

Seleccionar configuración

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Una vez seleccionado el periodo de tiempo en el que desea solicitar la cita, si se produce esta casuística, se ha de pulsar en el botón Buscar. El sistema muestra el área de tramitación de canjes con disponibilidad de horarios para poder solicitar cita, para los días visibles en los que se puede solicitar la cita, para la configuración seleccionada o sólo vigente si no tiene ambas configuraciones activas y parámetros propios de la configuración que afectan al número de citas. Puede ocurrir que el sistema no puede asignar nuevas citas en los días visibles para esa oficina, ya que el horario de atención al cliente está completo. De lo contrario, el usuario seleccionará el área de tramitación de canjes para el que desea solicitar cita. Si la oficina seleccionada no tiene en ese momento dos configuraciones activas, se le mostrará directamente el área de tramitación de canjes con disponibilidad de horarios para poder solicitar cita.

Formulario de solicitud de cita previa para trámite de canjes.

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Para pasar a la siguiente página y continuar con el proceso de solicitud de cita se ha de hacer clic en el botón Continuar del área de tramitación de canjes, donde el usuario deberá introducir los datos necesarios para poder solicitar cita:

Dependiendo del país de expedición seleccionado para realizar el canje, se solicitará al usuario unos datos u otros para poder solicitar la cita. Para ello, la DGT llega a unos acuerdo marcos con los países interesados que quieren que sus ciudadanos puedan realizar el canje de su permiso de permiso de conducción, para que de esta manera sea válido en nuestro país. Dependiendo del país de expedición, se deben mandar o no los datos de la solicitud al país pertinente, para que este país nos confirmen si es posible o no realizar el canje.

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Los campos que debe rellenar, dependerán del país de expedición seleccionado. Detallamos los campos que se muestran en la siguiente pantalla, para un país de expedición concreto Perú:

Datos del interesado:

  • (NIF/NIE): NIF/NIE de la persona interesada en realizar el trámite para canjes (obligatorio) - (Formato: Texto).
  • Nombre: Nombre del interesado (obligatorio) - (Formato: Texto).
  • Primer Apellido: Primer Apellido del interesado (obligatorio) - (Formato: Texto).
  • Segundo Apellido: Segundo Apellido del interesado (opcional) - (Formato: Texto).
  • Provincia residencia: Provincia de residencia del interesado (obligatorio) - (Formato: Listado).
  • Fecha de nacimiento: Fecha de nacimiento del interesado (obligatorio) - (Formato: dd/mm/aaaa).
  • Teléfono: Teléfono de contacto del interesado (opcional) - (Formato: Texto).
  • Observaciones: Consideraciones que desea incluir el interesado (opcional) - (Formato: Texto).
  • Recibir Aviso: Si desea recibir aviso de la cita, para el interesado (opcional). Teléfono para mensajes y Correo electrónico (envío a través del sistema SAVI). Recibir Aviso podrá aparecer o no en el sistema. Dependiendo de si está activa o no esta funcionalidad, se podrá mandar el aviso por los dos medios, teléfono y correo electrónico, siendo obligatorio el correo electrónico y opcional el teléfono, o ni tan siquiera aparecer nada del aviso al estar desactivada totalmente esta opción. Si esta funcionalidad está activa, y el usuario ha indicado que desea recibir avisos, el correo electrónico será obligatorio y el teléfono opcional.

Autorización:

  • Autorización: El usuario deberá marcar esta casilla para autorizar el cotejo de los datos de identidad que aporte en la solicitud de cita previa,con los archivos de la Dirección General de Policía, con la finalidad de comprobación de los requisitos de residencia.

Para continuar el proceso de solicitud de citación el usuario debe pulsar en el botón "Solicitar". El sistema comprobará si los datos de la solicitud son válidos: NIF/NIE correcto, campos obligatorios informados, formatos correctos...

A lo largo de la solicitud, el sistema comprueba si el usuario puede solicitar o no la cita (dependiendo de si tiene o no ya una cita en estado asignado). Si el usuario ya tiene una cita asignada en estado pendiente, es decir, todavía no ha acudido a la cita , el sistema le informará que no puede solicitar más citas y deberá anular la cita existente, para poder solicitar una cita nueva.

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El usuario continúa con el proceso de solicitud de cita para canjes y se muestra en la siguiente pantalla las fechas y horas disponibles para la cita configurada. Si no hay horarios disponibles para un día determinado, el sistema mostrará los horarios de ese día a cero. El usuario debe seleccionar un horario de la cita y hacer clic en el botón "Continuar".

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En caso de continuar, el sistema mostrará una pantalla de resumen con los datos de la cita del usuario, como se muestra en esta figura de ejemplo:

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El usuario podrá hacer las siguientes acciones, a través de los siguientes botones:

  • Confirmar: Permite seguir con el proceso de solicitud de la cita, para finalizar y almacenar la misma en el sistema. Además el sistema comprobará si se han informado los datos de envío de aviso en la solicitud de la cita, para el interesado, para el envío del aviso (email ó teléfono), a través del sistema de avisos de la DGT (SAVI).
  • Cambiar Datos: Se regresa al formulario de Datos Personales. Permite modificar algún dato del interesado (el sistema volverá a hacer las comprobaciones pertinentes anteriormente descritas).
  • Cambiar fecha/hora: Cambiar de día y hora. Se regresa al formulario de seleccionar Fecha y Hora (el sistema volverá a hacer las comprobaciones pertinentes anteriormente descritas).
  • Cancelar: Para cancelar el proceso y empezar de nuevo.

Después de confirmar los datos de la cita, el sistema mostrará una pantalla similar a la que se muestra a continuación donde el usuario podrá obtener un recordatorio de los datos de su cita en formato PDF.

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Se muestran los siguientes botones:

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  • Obtener recordatorio: Ofrecerá un documento PDF con los datos de la cita para trámite de canjes. El sistema recuperará los datos de la cita del solicitante y generará el recordatorio en formato PDF. Este recordatorio incluye el código de barras con el identificador de la cita, que servirá para marcar ópticamente la cita como Atendida.
  • Volver: Permite regresar a la pantalla anterior.

Si se pulsa sobre Obtener Recordatorio, se obtendrá el PDF recordatorio de la cita para canjes como se señaló anteriormente. Se adjunta una imagen del mismo a modo de ejemplo:

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3. Errores

A continuación se muestran los mensajes de error más frecuentes y las acciones a tomar por parte del usuario para solventarlos

Mensaje de Error

Acciones a tomar

El campo "Datos del interesado NIF/NIE" no es un NIF/NIE válido Corregir el documento de identidad del interesado
El campo "Datos del representante NIF/NIE" no es un NIF/NIE válido Corregir el documento de identidad del representante
El horario de atención al cliente está completo para los próximos días. Inténtelo más tarde Esperar a que pongan más capacidad de citación en la oficina seleccionada.
No ha seleccionado la fecha/hora para la cita Seleccionar de un día en concreto un horario del desplegable y hacer clic sobre el boton "Continuar".
La operación solicitada no está disponible en estos momentos. Si el error persiste póngase en contacto con nuestro personal de soporte técnico al teléfono 060. Disculpe las molestias. Intentar más tarde la operación solicitada o llamar al 060 para más obtener más información
Usted no tiene permisos para llevar a cabo esta operación. Puede llevar a cabo las operaciones deseadas a través del Registro de apoderamiento de la sede electrónica Se está intentando acceder al sistema de manera no permitida. Realizar las operacions en el orden indicado en el sistema y a través de la Sede Electrónica de la DGT
Su sesión ha caducado. Cierre el navegador para acceder de nuevo a la aplicación. Acceder nuevamente a la aplicación a través de la Sede Electrónica de la DGT
No existe ningún resultado para los criterios de búsqueda seleccionados. Verificar los criterios de búsqueda introducidos y corregirlos de ser necesario
El campo "Oficina donde desea solicitar la cita" es obligatorio. Verificar si se ha seleccionado la oficina deseada
El campo "País" es obligatorio. Verificar si se ha seleccionado un país de expedición

Ante cualquier incidencia ocurrida en el sistema, debe enviar su consulta al CAU de la Dirección General de Tráfico, a través de:

Teléfono: 060

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